arbeitsplatzanalyse: die optimale grundlage für ihre büroplanung
Jede Büroplanung benötigt zunächst eine solide Analyse der Ist-Situation. Doch worauf kommt es dabei an?
Wir zeigen Ihnen was Sie bei der Arbeitsplatzanalyse für Ihr Büro beachten müssen.
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Definition: Arbeitsplatzanalyse
Die Arbeitsplatzanalyse beinhaltet die Analyse und Beschreibung eines Arbeitsplatzes und der an diesem Arbeitsplatz typischerweise verrichteten Aufgaben sowie Arbeitsabläufe. Das Ziel der Analyse ist die Festlegung der Gestaltungsanforderungen für Büros, damit die an einem Arbeitsplatz tätige Person ihre Aufgaben in physischer und psychischer Hinsicht bestmöglich erfüllen kann.
01 arbeitsplatzanalyse: Überblick
Die Arbeitsplatzanalyse dient als Basis für die Gestaltung innovativer Arbeitswelten.
Aktuelle Umfragen belegen, dass sich die Funktion des Büros in den nächsten Jahren grundlegend verändern wird. Während sich das Home Office als Ort der Arbeit etabliert, wandeln sich Büros zu Orten an denen Menschen zusammenkommen, um gemeinsam innovative Ideen zu entwickeln und ein WIR-Gefühl zu empfinden. Die Wertschöpfung wandert somit vom Schreibtisch in die Kommunikations- und Kreativflächen. Um zukünftig flexibel auf die sich ändernde räumliche Anforderungen zu reagieren, braucht es intelligente Raumkonzepte.
Unternehmen werden mit Ihren Büros im noch größeren Maße vor der Herausforderung stehen optimale Rahmenbedingung für unterschiedliche Tätigkeitprofile anzubieten und gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen. Büros wandeln sich zu Orten an denen Menschen gerne arbeiten wollen und erfolgreich arbeiten können.
Für die Planung und Gestaltung solch innovationsfördernder Arbeitswelten benötigen Sie zunächst eine umfassende Analyse Ihrer derzeitigen Ist-Situation. Verschaffen Sie sich dazu im ersten Schritt einen Überblick über die im Unternehmen anfallenden unterschiedlichen Aufgaben und Arbeitsprozesse. Darauf aufbauend betrachten Sie die aktuellen Arbeitsumgebungen und -bedingungen hinsichtlich ihres Beitrags zur Erreichung der Unternehmensziele. Abschließend erfassen Sie die unternehmensinternen und -externen Interaktionen, um die Kommunikationswege abzubilden. Diese drei Teilschritte sind Teile einer umfassenden Arbeitsplatzanalyse
02 die erreichung ihrer Unternehmensziele ist der maßstab für den erfolg ihres bürokonzepts
Ihre Unternehmensziele bilden die Grundlage für die Transformation Ihrer Arbeitsumgebung. Eine optimale Arbeitswelt ist erst dann erreicht, wenn die Gestaltung des Einrichtungskonzepts und die Wahl der Möbel Ihnen den passenden Raum für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele gibt. Ergonomische und ästhetische Aspekte fließen dabei genauso in die Analyse ein, wie gezielte Maßnahmen zur Erreichung einer offenen und kommunikativen Firmenkultur oder die Steigerung der Flächeneffizienz.
unsere Leistungen zur arbeitsplatzanalyse
kick-off
1
Das Kick-Off-Meeting sorgt für einen Motivationsschub vor Projektstart und schafft Klarheit für alle Beteiligten bezüglich des Projektziels und der Bedeutung des Projekts. Gemeinsam erstellen wir mit Ihnen einen Zeit- und Aufgabenplan und bereiten das Projektteam, bestehend aus Mitarbeitern und Führungskräften, auf die neue Aufgabe vor.
arbeitsplatzbefragung
2
Alle involvierten Mitarbeiter werden zu den relevanten Themen befragt: Arbeitsweisen, Orte der Arbeit, Kommunikationswege und -weisen, Meetingverhalten, etc.. Darüber hinaus erstellen wir ein Soziogramm zur Darstellung der Beziehungen Ihrer Abteilungen untereinander und als Grundlage für die spätere Anordnung der Arbeitsplätze.
workshop
3
In einem oder mehreren Workshops analysieren wir mit Ihnen zusammen Ihre detaillierten Anforderungen und Erwartungen an Ihre neue Arbeitswelt. Auf Grundlage der gewonnen Daten entwickeln wir für Sie eine Design-Guideline für Ihr Bürokonzept.
03 warum ist eine arbeitsplatzanalyse im Büro wichtig?
Die Arbeitsplatzanalyse dient dazu die täglichen Abläufe in Unternehmen systematisch zu untersuchen und für einzelne Aufgaben- und Anforderungsprofile eine optimale Arbeitsumgebung zu gestalten. Eine Arbeitsplatzanalyse ist somit die Grundlage einer effizienten Raumplanung. Im Ergebnis lassen sich aus den Daten der Analyse Arbeitsplätze und Bürokonzepte gestalten, die eine optimale Erfüllung von Kommunikations- und Konzentration- und Kreativitätsaufgaben ermöglichen.
Im Fokus der Betrachtung können einzelne Arbeitsplätze oder das gesamte Back Office stehen. Als Arbeitsplatz wird dabei ein Raumbereich verstanden, der so eingerichtet ist, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben mithilfe der ihnen in diesem Bereich zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel und Einrichtungen bestmöglich erfüllen können. Ein Arbeitsplatz bezeichnet die kleinste räumliche Organisationseinheit im Unternehmen.
Gründe für eine Arbeitsplatzanalyse im Überblick
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
- Verbesserung der unternehmensinternen Kommunikation
- Förderung des Wir-Gefühls
- Schaffung einer kreativitätsfördernden Arbeitsumgebung
- Optimierung der Flächeneffizienz zur Flächenreduktion und Kostenreduktion
- Räumliche Umsetzung von arbeitsorganisatorischen Entscheidungen wie der Platzierung von Teams auf der Fläche
- Verbesserung der Konzentrationsfähigkeit von Mitarbeitern und somit Reduktion von Fehlerquellen
- Reduktion von Krankheitstagen
04 was sind die ziele einer arbeitsplatzanalyse im Büro?
Für die Durchführung einer Arbeitsplatzanalyse gibt es verschiedene Gründe. Zum einen können auf Basis der Analyse Aufgaben und Aktivitäten gebündelt und einzelnen Arbeitsplätzen sinnvoll zugewiesen werden und auf diese Weise die Arbeitsabläufe verbessert werden.
Bei der räumlichen Gestaltung von Arbeitswelten lassen sich mit der Arbeitsplatzanalyse Potentiale zur Steigerung der Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern oder ihrer Zufriedenheit ermitteln. Weitere Gründe für die Durchführung einer Arbeitsplatzanalyse sind die Verbesserung der abteilungsinternen Kommunikation oder die Optimierung der Flächeneffizienz. Auch die räumliche Anordnung von Abteilungen zur Umsetzung von arbeitsorganisatorischen Entscheidungen kann mit Hilfe einer Arbeitsplatzanalyse optimal erfolgen.
fragen zur arbeitsplatzanalyse?
Gerne geben wir Ihnen in einem unverbindlichen Telefonat erste Antworten.
Christian Hofmeister / Business Development
0511-270907-13 /christian.hofmeister@seydlitz.works
05 wie führt man eine arbeitsplatzanalyse durch?
Die Arbeitsplatzanalyse ist ein Oberbegriff für drei Teilanalysen: Aufgaben-, Bedingungs- und Rollenanalyse.
1. Aufgabenanalyse
Bei der Aufgabenanalyse werden die Aufgaben und Abläufe analysiert, die an einem Arbeitsplatz anfallen. Dabei ermöglicht die Aufgabenanalyse einen Überblick über die Art und den Umfang der anfallenden Aufgaben. Im Rahmen der Raumplanung wird zum Beispiel zwischen kommunikativen und konzentrierten Aufgaben sowie zwischen Einzelarbeit und Teamaufgaben unterschieden. Die Aufgabenanalyse gibt dann Aufschluss darüber, inwieweit ein Mitarbeiter in die Kommunikationsprozesse innerhalb eines Unternehmens eingebunden ist und in welchem Maße ein Arbeitsplatz kommunikationsfördernd gestaltet werden sollte. In Vertriebsabteilungen ist dieser Anteil in der Regel recht hoch. In anderen Bereichen, wie beispielsweise der Buchhaltung, spielt hingegen der Anteil an konzentrierter Arbeit für die Bewältigung einer Aufgabe eine große Rolle. Dementsprechend wichtig ist die Schaffung eines störungsfreien Arbeitsumfeldes. Neben der Gestaltung der akustischen und optischen Abschirmung liefern die Ergebnisse Anhaltspunkte hinsichtlich der optimalen Größe der Arbeitsfläche, der Beleuchtung oder der möglichen Einführung von Desk Sharing.
Instrumente der Arbeitsplatzanalyse im Büro
Zur Durchführung einer Arbeitsplatzanalyse kommen verschiedene Instrumente in Frage. Einige der wichtigsten Instrumente haben wir Ihnen hier aufgelistet.
- Beobachtungen
- Interviews
- Fragebögen
- Checklisten
- Führen von Arbeitstagebüchern durch Mitarbeiter
- Tätigkeitsanalysen
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The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence – it is to act with yesterday’s logic.
Peter Drucker
2. Bedingungsanalyse
In der Bedingungsanalyse fließen die Ergebnisse der Aufgabenanalyse ein. Es wird ein Anforderungskatalog bezüglich der Arbeitsmittel und Umweltbedingungen zur bestmöglichen Erfüllung dieser Aufgaben erstellt.
Zu den Arbeitsmitteln zählen Sitz-Stehtische, Bürostühle und Stauraumelemente. In vielen Unternehmen wird aufgrund des Trends zum Homeoffice zunehmend desksharing eingeführt. Individuell auf die Körpermaße des Nutzers einstellbare Büromöbel ermöglichen ein ergonomisches Arbeiten und steigern den Wohlfühlfaktor.
Zu den Arbeitsmitteln zählen aber auch Kreativbereiche mit flexiblen Möbelsettings für agiles Arbeiten. In einer komplexer werdenden Arbeitswelt (Stichwort: „VUCA“) sind Arbeitsinhalte vielseitiger und weniger planbar. Der Wandel hin zu Wissensarbeitern verlangt von Unternehmen darüber hinaus zunehmend Wissen und neue Lösungen zu generieren. Die interne Kommunikation und Kollaboration gewinnt daher in Unternehmen stetig an Bedeutung und erfordert neben der Möglichkeit konzentriert zu arbeiten auch Möglichkeiten des persönlichen Kontakts. Dies kann über flexibel gestaltbare Arbeitsplätze oder Räume mit unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeiten abgebildet werden – sogenannte Multispaces. Diese Raumkonzepte bieten Mitarbeitern neben Rückzugsmöglichkeiten für ruhiges und ungestörtes Arbeiten offene Kommunikationsbereiche für kreativen oder spontanen Austausch.
Außer den Arbeitsmitteln werden auch die Umweltbedingungen analysiert. Hierzu zählen Farbgebung, Licht, Klima, Lärm und Lüftung. Diese oftmals weichen Faktoren werden subjektiv wahrgenommen und wirken besonders auf die Wohlfühlatmosphäre am Arbeitsplatz. Ziel vieler Unternehmen ist es ihren Mitarbeitern ein Umfeld zu bieten in dem diese gerne arbeiten wollen und erfolgreich arbeiten können.
3. Rollenanalyse
Bei der Rollenanalyse werden die Interaktionen von Mitarbeitern mit Kollegen, Vorgesetzten und externen Ansprechpartnern betrachtet. Diese Informationen liefern wichtige Informationen zur optimalen Gestaltung der Kommunikationswege innerhalb von Unternehmen und der räumlichen Anordnung von Arbeitsplätzen. Je weiter interagierende Personen räumlich voneinander getrennt sind, desto seltener ist der zufällige persönliche Austausch. Gerade dieser ist jedoch oftmals der Quell neuer Ideen und innovativer Projekte und der heutigen Wissensgesellschaft von zunehmender Bedeutung damit Wissen in Unternehmen wächst.
Anwendungsbeispiel Arbeitsplatzanalyse
Ein Unternehmen für die Wirtschaftsprüfung sowie Steuer- und Rechtsberatung analysierte die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Bereich der Steuerberatung. Aufgrund der zunehmenden Anwendung von Steuerberatungssoftware war die Frage, inwiefern sich die Aufgaben der Steuerberater in den nächsten 5 Jahren verändern. Daraus ergab sich auch die Frage, welche Bedeutung beratende gegenüber prüfenden Aufgaben zukünftig haben werden. Darüber hinaus stand die Überlegung im Raum die aktuelle Bürofläche in ein anderes Gebäude zu verlegen. seydlitz.works unterstützte das Unternehmen bei der Analyse der Ist-Situation und der Auswirkung neuer Arbeitsweisen auf die Bürostruktur. Darüber hinaus entwickelte seydlitz.works eine Einschätzung zum benötigten zukünftigen Flächenbedarf sowie dem optimalen Flächenzuschnitt.
06 symbiose der vorstellungen von mitarbeitern und geschäftsführung
Die Anforderungen an Büroflächen, Büromöbel und Maßnahmen zur Förderung der Arbeitskultur unterscheiden sich je nach Tätigkeitsprofil und Aufgabenschwerpunkt. Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Personalabteilung haben ganz andere Anforderungen an die Gestaltung des Arbeitsplatzes als der Vertrieb, der viel Zeit außer Haus verbringt.
Im Rahmen unserer Arbeitsplatzanalyse erfassen wir daher die Wünsche und Anforderungen aller Beteiligten – sowohl die Mitarbeiter als auch Führungskräfte.
In unserer Analyse differenzieren wir nach Tätigkeitsprofilen, damit die unterschiedlichen Anforderungsprofile optimal abgebildet werden und die Transformation eine Verbesserung für alle Beteiligten darstellt. Hinsichtlich der Anforderungen an Informationswege, kommunikative Umgebungen und innovationsfördernde Arbeitsumgebungen sind die Impulse der Mitarbeiter als direkt betroffene von großer Bedeutung.
Innovative Bürokonzepte von seylitz.works
Für seydlitz.works geht die Gestaltung von Bürowelten über die reine Zusammenstellung einzelner Möbel hinaus. Unsere Bürokonzepte basieren auf einer umfassenden Analyse Ihrer Ist-Situation und Ihren angestrebten Unternehmenszielen. Auf der Grundlage unsere Analyse gestalten wir kommunikative und kreativitätsfördernde Arbeitsumgebungen vom einzelnen Schreibtisch bis hin zum kompletten Bürokonzept. Dabei betrachten wie die Umsetzungsmöglichkeiten auf Ihrer aktuellen Bürofläche. Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Analyse und Wahl einer neuen Bürofläche.
Grundlegende Fragen zur Analyse Ihrer aktuellen Arbeitsumgebung
- Wo findet die Arbeit bei Ihnen statt? Im Büro, Home Office oder unterwegs?
- Wie sehen Ihre Arbeitsstile in Ihrem Unternehmen? Einzelkämpfer oder Teamplayer? Silent Thinker oder Kommunikator?
- Welche Unternehmenskultur herrscht vor? Beständig und leistungsorientiert oder eher Innovativ und flexibel?
- In welche Abteilungen und Bereiche ist Ihr Unternehmen aufgeteilt und wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen diesen?
- Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit Ihrer aktuellen Arbeitsplatzgestaltung wie Raumklima, Akustik, Ergonomie, Lichtverhältnisse, Kommunikation, Organisation? Wo gibt es Verbesserungspotentiale?
06 inhalte der arbeitsanalyse bei seydlitz.works
Eine Arbeitsplatzanalyse von seydlitz.works zeigt die versteckten Potentiale Ihrer aktuellen Bürostruktur auf. Der Lösungsansatz erlaubt eine systematische Darstellung der Tätigkeitsprofile auf Basis der aktuellen Arbeitsprozesse. Arbeitsprozesse und Tätigkeitsprofile werden während der Arbeitsplatzanalyse in neutrale Kennzahlen umgewandelt. Auf dieser Grundlage können Verbesserungspotentiale der Bestandsfläche oder für zukünftige Bürokonzepte auf einer neuen Bürofläche erkannt und abgeleitet werden. Mit der Hebung dieser Potentiale steigt die Leistungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter messbar an. Neue Talente können schneller und leichter für das Unternehmen gewonnen werden.
Wir betrachten Ihre Arbeitsumgebung umfassend. Dabei analysieren wir nicht nur die Bereiche Licht, Klima, Akustik und Ergonomie. Auch die Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter, Ihre Unternehmenskultur sowie wie Ihre Unternehmensziele insbesondere hinsichtlich Ihrer Innovationskraft und internen Unternehmenskommunikation sind Teil unserer Betrachtung. Auf Wunsch führt seydlitz.works auch eine Analyse zu Einsparpotentiale bei Ihrem Büro-Flächenbedarf gehören zu unserem Leistungen.
Die im Rahmen unserer Analyse gesammelten Daten stellen die optimale Grundlage für ein gewinnbringendes und produktives Office Konzept.
Weitere Impulsbeiträge
wie innovativ sind ihre führungskräfte?
Kanzleieinrichtung
raum für innovationen gestalten
Seydlitz.works – Ihre Experten für innovative Office Konzepte
Ob bei der Analyse einzelner Arbeitsplätze oder der Erstellung einer umfassenden Büroplanung wir betrachten sowohl die kulturellen als auch die räumlichen und strategischen Komponenten Ihres Unternehmens.
Gemeinsam entwickeln wir mit Ihnen ein Konzept, das auf die besonderen Bedürfnisse und Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens maßgeschneidert ist. Unser Team aus Innenarchitekten, Architekten, Arbeitsplatz- und Ergonomieexperten sowie Projektmanagern begleitet Sie gerne in Ihrem Büroprojekt. Unser Ziel: Eine Arbeitswelt zu gestalten, in denen Ihre Mitarbeiter gerne arbeiten wollen und erfolgreich arbeiten können.
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